¿Cómo planificar mi semana?
· Ten claras tus metas: qué quieres conseguir
En primer lugar, define cuáles son tus objetivos a medio y largo plazo: Cuando tenemos claras nuestras metas aprendemos a priorizar en base a ellas.
¿Esta tarea contribuye a mi objetivo?
Sí. Pues adelante con ella.
No. Pasemos a otra cosa, entonces.
· Planifica tu trabajo, pero también tu ocio
Por lo general, tendemos a organizar muy bien nuestro trabajo y nos olvidamos de agendar los momentos de ocio o nuestro propio desarrollo personal. Márcate unos objetivos que te hagan crecer: ejercicio, yoga, un hobby nuevo…
Si pasar tiempo en pareja es importante para ti, reserva en tu calendario un espacio solo para vosotros dos. Hazlo también para los planes con tus amigos y familiares. Y, por supuesto, no te olvides de ti. Añade un hueco para cuidarte y mimarte. Lo mereces y lo necesitas.
A la hora de planificar, debemos tener en cuenta tanto el trabajo como los momentos de descanso, ocio y desarrollo personal. Ponte límites, marca la hora del almuerzo y no te lo saltes. Tu calendario manda y te avisará hasta de cuando sea la hora de comer.
· Valora tu tiempo y aprende a decir NO.
El descanso, el ocio y el tiempo con uno mismo son tan importantes que, precisamente por eso, deben estar planificados. Así les haremos hueco en nuestras agendas y organizaremos bien las diferentes áreas de nuestra vida.
Un momento para cada tarea y cada tarea en su momento.
¿Tienes toda tu concentración en un proyecto? No permitas las interrupciones ni las llamadas de teléfono (o minimízalas todo lo posible).
¿Cómo planificar mi semana? Teniendo claro a qué digo SÍ y le presto toda mi atención, pero también a qué digo NO.
· Empieza por conocerte
Finalmente, cuando me planteé cómo planificar mi semana me di cuenta de que había muchísimas técnicas, pero no todas era para mí. Debemos esforzarnos por ir conociéndonos cada vez mejor, probar aplicaciones, herramientas y acciones hasta encontrar el método que mejor nos funciona.
Date tiempo para probar, conocerte y saber qué te funciona. Poco a poco irás planificando cada vez mejor tu semana.
· Dedica un día a organizar tu semana
Siéntate una hora a la semana frente a tu calendario, tu planificador semanal o agenda. Aunque no es TAN sencillo. ¿Cuándo hago cada cosa? ¿Cuántas horas le dedico? ¿Y si no me da tiempo? ¿Qué pasa con los imprevistos?
· Prioriza tus tareas y distribúyelas:
Las tareas más importantes de nuestra lista son aquellas que afectan directamente a la consecución de nuestras metas: Si quiero aprobar un parcial, tengo que estudiar. Para conseguirlo, necesitaré asignar tiempos de estudio a mi calendario. Si espero a que los conocimientos lleguen por si solos no lo harán.
Teniendo esto en cuenta, asignar prioridades debería ser sencillo: alta – media – baja.
Las prioridades son dinámicas, el contexto influye en ellas. Lo que hace dos semanas tenía prioridad baja, hoy la tiene alta porque mañana es el día del parcial.
Factores a tener en cuenta para distribuir tus tareas: Fecha límite, Prioridad según importancia, Energía personal, Tiempo disponible…
Empieza asignando un hueco a las tareas urgentes, esas que sí o sí deben hacerse esta semana, y tus tareas importantes.
Organízalas según tu propia energía personal. Aquí entra en juego el consejo de aprender a conocernos. Si tu concentración fluye mejor por las mañanas, intenta poner este tipo de tareas a primera hora. Si después de comer te cuenta concentrarte, coloca tareas que requieran poco esfuerzo mental.
¿Cuánto tiempo te lleva cada tarea? Si necesitas varias horas seguidas para terminarla, deberás dejar libre toda una mañana para acabarla.
· Planifica con toda la antelación posible
¿Qué hago yo? ¿Olvidarme hasta que llegue la fecha, de repente me acuerde, me eche las manos a la cabeza, me estrese y tenga que escribirlo a toda prisa? No.
Mi recomendación es que planifiques con toda la antelación que sea posible. Y no lo dejes para el último día de entrega: si hay imprevistos de última hora o tareas urgentes, no servirá de nada que lo hayas planificado.
· Incluye tareas proactivas y reactivas: Son tareas proactivas aquellas que programamos en base a nuestros objetivos. Reactivas son las tareas que no teníamos previstas y que tenemos que ir resolviendo en el día. La solución para hacer frente a ellas es prever con antelación este tipo de actividades. Asigna uno o varios momentos del día para revisar tu bandeja de entrada: a media mañana y a media tarde, por ejemplo. Evita estar consultando tu correo continuamente y respondiendo de forma inmediata. Lo único que conseguirás es distraerte del resto de tareas.
· El repaso diario a final del día:
¡Cuántas cosas pueden pasar en un solo día! Además de planificar tu semana en un día concreto (por ejemplos, los domingos por la tarde), te aconsejo que dediques un ratito a repasarlo todo al final de cada jornada. Con 5 o 10 minutos será suficiente.
¿Qué queremos conseguir con este repaso diario?:
Procesar las tareas que nos han ido entrando a lo largo del día.
Replanificar aquello que no hemos podido terminar.
Revisar lo que nos depara el día siguiente.
Créeme, te servirá para terminar el día con el sentimiento de tenerlo todo bajo control, desconectarás y te sentirás mejor.
· Sé paciente con tus estimaciones de tiempo:
Una de las cosas que más me ha costado ha sido acertar con la estimación del tiempo que me lleva cada tarea. Hay algunas de ellas que las tengo controladas porque las hago con frecuencia. Por ejemplo, preparar los contenidos de mis redes sociales.
Sin embargo, le perdía la vista a aquellas a las que me enfrento por primera vez o que realizo una vez cada X meses.
Además, seamos honestos con nosotros mismos. Siempre pensamos que seremos capaces de terminar más rápido de lo que realmente lo hacemos. Creemos que siempre estaremos al 100% y eso es imposible. No somos máquinas, tendremos días de bajón, de poca concentración, de dolor de cabeza o de imprevistos varios. Algo que te puede ayudar es asignar siempre un 20% más de lo que inicialmente pienso. Si creo que lo tendré en una hora, me doy una hora y 15 minutos. ¿En 3 horas? Que sean 3 horas y 40 minutos.
· Y muy importante sé paciente.
Empieza por crear tu calendario con pocas tareas, date más tiempo del que necesitarás y ve ajustando.
· Cómo prever los imprevistos
Dejando hueco también para ellos. Te voy a contar dos técnicas que a mí me han funcionado:
Gestionar las llamadas y las urgencias
Como te he comentado antes, tengo asignado en mi calendario los momentos para hablar por teléfono, atender mensajería instantánea y contestar al e-mail.
Dejo el móvil en otra habitación mientras trabajo concentrada. Si me llaman, ni siquiera me entero, pero devuelvo la llamada en esos 10 minutos de descanso frente al ordenador o en el momento que tenga asignado.
En la mayoría de casos, las urgencias no son tales y pueden esperar hasta que yo esté libre para atenderlas. Así puedo prestarle mi 100% de atención. Una vez conocida la urgencia, le busco hueco y decido si necesito re planificar mi calendario.
¿Y si hay imprevistos? Pongamos que, por ejemplo, Internet funciona mal o que ese día amanezco con unas migrañas horribles.
Si hay imprevistos, re planifico. Intento dejar algunos huecos en mi calendario para tener previstos los imprevistos.
¿Y si no los hay, qué hago con esos huecos?
Voy a mi lista de pendientes y selecciono tareas breves
Adelanto la siguiente tarea que tenía prevista
· Planner, personalmente lo que mejor que funciona don las agendas diarias y con horarios.
Llega la hora de pasarlo todo a la agenda o planner que suelas usar. Es muy importante ser realista, pero también ambiciosa: tenemos que encontrar el equilibrio.
En el momento de escribir qué vas a hacer cada día, ten en cuenta el tiempo que te lleva realizar tareas básicas y fijas como las comidas (desayuno, almuerzo y cena), la ducha o, si es tu caso, el ejercicio diario o pasear a tu perro.
Te recomiendo usar distintos colores, uno por cada temática o categoría. Es una manera genial y muy visual de poder hacer una interpretación rápida cuando pegas un simple vistazo a la semana.
A veces puede parecer que tienes muchas cosas y que no las vas a conseguir hacer a tiempo, pero cuando te sientas y te planificas de esta manera te das cuenta de lo mucho que pueden dar de sí las horas de un día.